1. Основные черты традиционного архивного программного обеспечения

2. Недостатки традиционного архивного программного обеспечения

3. Основные черты и достоинства web-технологий

4. База данных «Архивный Фонд» как центральный узел в информатизации архивного дела

Основные черты традиционного архивного программного обеспечения

На одного пользователя требуется как минимум одна копия программного обеспечения, для десяти пользователей требуется приобретение и установка десяти копий.

Традиционное ПО содержит список зависимостей, которые включают в себя как минимум операционную систему, текстовый процессор, архиваторы и пр., чаще всего коммерческого происхождения.

Для выполнения любой задачи требуется последовательная работа с окнами приложения.

Обновление традиционного ПО требует повторной установки на каждом рабочем месте.

Все задачи, выполняемые в традиционной программе, выполняются на компьютере пользователя.

Чаще всего такое ПО является автономным и не связанным каким-либо образом с другими системами.

Недостатки традиционных архивных информационных технологий

Стоимость внедрения и обслуживания традиционного настольного ПО находится в арифметической прогрессии от числа пользователей этого приложения. Чем больше пользователей, тем больше расходы на ПО и на соблюдение списка зависимостей.

В обычный программе невозможно сохранение промежуточного результата работы, то есть закрыв с вечера окно программы «Архивный Фонд» на редактировании дела, с утра придётся последовательно открыть список фондов, описей, дела, содержимое фонда, описи и нужного дела. В таких приложениях практически невозможна совместная работа.

После изменения программы (устранение ошибки, добавление новой функции) приходится заниматься обновлением программы везде, где она используется. Очень сложная процедура поиска и регистрации ошибок в программах.

Для выполнения трудоёмких задач каждому пользователю программы требуется обеспечить компьютер со значительными вычислительными ресурсами, причём использоваться все ресурсы данных ПК будут крайне редко.

Очень сложно использовать данные из одной программы в другой, например в АФ3 не предусмотрена возможность загрузки списка исторических справок из другой программы.

Основные черты и достоинства web-технологий

Системы, использующие для взаимодействия с пользователями web-технологии, обладают следующими характеристиками:

Стоимость внедрения и сопровождения системы состоит из приобретения и обслуживания одной копии ПО, размещённой на сервере.

Система, хранящая все данные и обрабатывающая все задачи, находится на специальном сервере, следовательно, для работы с системой пользователю достаточно подключиться к серверу с любого доступного рабочего места.

В случае, когда имеется лишь один компьютер, серверное ПО может размещаться на компьютере клиента.

Список зависимостей для работы системы сведён к минимум и требуется для установки только на сервере.

Периодические запросы клиентов системы более эффективно используют ресурсы сервера, чем рабочие станции по отдельности.

Для подключения к системе достаточно не только дешёвых рабочих станций, но и нетбуков и даже сотовых телефонов, так как вся работа происходит на сервере, а у клиента лишь отображается результат работы системы.

Обновление системы происходит централизовано, достаточно обновить систему на сервере.

Поиск и устранение ошибок в системе основанной на web-технологиях происходит в режиме рабочего времени.

Веб-сервисы прекрасно интегрируются друг с другом, благодаря открыт технологиями и стандартам.

Имеется возможность повторного использования данных и групповой работы.

Для разработки веб-сервсисов нет необходимости приобретать дорогостоящие интегрированные среды разработки, а также завязываться на какой-либо одной web-технологии и языке.

Обучение пользователей, работающих с web-сервисами, гораздо проще.

База данных «Архивный Фонд» как центральный узел в информатизации архивного дела

В нашем архиве на сегодня имеется большое число тематических баз данных, которые сотрудники используют для своей работы. Ежегодно нам приходится отчитываться за состояние этих баз данных. Со временем мы обнаружили, что данные одной базы устарели и это требует изменения в других базах данных. Чаще всего это происходит с БД «Архивный фонд», в нём меняется, например, количество описей, дел, уточняются названия фондов и т.п. и тогда требуется, чтобы сотрудники отследили эти изменения в других системах, например, в БД «Документы по личному составу», «Фотокаталог» или системе проверки наличия.

Последней каплей стало выявление более 90 несоответствий наименований фондов при создании схемы размещения фондов архива (топография). Получается так, что сотрудники, не зная о внесённых изменениях в БД «Архивный Фонд», используют устаревшие данные для создания других справочников или поисковых систем.

Для решения этой проблемы мы извлекли данные из БД «Архивный Фонд 3» и представили их в виде web-сервиса, размещённого в сети архива, и интеграции этих данных с другими справочными системами архива.

Например, сейчас у нас сведены в один сервис «Архивный Фонд» и схема размещения фондов (топография), с помощью которой можно сразу увидеть, в каком месте хранилища искать документы нужного фонда

Интеграция с системой проверки наличия позволяет отслеживать эту работу, а также данные о дате и результатах проверки автоматически заносятся в БД «Архивный Фонд»

Интеграция со справочником документов по личному составу позволяет буквально с любого места в архиве подтвердить часть поступающих запросов.